Siamo l'ufficio congressi dell'azienda, gestito dall'esterno. Ci occupiamo dell'organizzazione e degli adempimenti che le girano intorno: le pratiche verso il Ministero, la trasparenza delle erogazioni, il tracciamento di inviti e campioni.
Predisponiamo e depositiamo le pratiche per le manifestazioni congressuali, ne seguiamo la validazione e chiudiamo la consuntivazione. Per i nostri clienti siamo già delegati al portale AIFA per il deposito delle pratiche congressuali: il percorso è rodato e non richiede passaggi interni all'azienda.
Le scadenze sono il punto delicato, perché una pratica depositata tardi non si recupera. Le teniamo noi, congresso per congresso.
Estraiamo dai gestionali i trasferimenti di valore dell'anno e generiamo il report per la pubblicazione. Il lavoro vero non è produrre il file: è la qualità del dato a monte, cioè anagrafiche coerenti, importi attribuiti alla persona giusta, spese ricondotte al congresso corretto. Quello si costruisce durante tutto l'anno, non a dicembre.
La Legge 62/2022 istituisce un registro pubblico dei trasferimenti di valore verso medici e organizzazioni sanitarie. Raccogliamo e strutturiamo fin da ora i dati che il registro richiederà, sugli stessi eventi con cui gestiamo pratiche AIFA e report EFPIA.
Abbiamo pubblicato una guida sull'argomento, con soglie, dati obbligatori, scadenze e stato del registro: guidasunshineact.it
Assegniamo gli inviti agli informatori scientifici e agli area manager, tracciamo chi partecipa davvero e teniamo sotto controllo i limiti previsti dal Codice Deontologico Farmindustria. L'anagrafica dei medici resta pulita durante l'anno: dal 2025 un invito non parte se manca il codice fiscale, e questo tiene in ordine anche i dati che serviranno al registro.
Gestiamo la consegna e il tracciamento dei campioni farmaceutici con software sviluppato da noi, con lo storico consultabile per singolo medico e per singolo prodotto.
Ogni cliente ha il proprio gestionale, dove lo stato di ciascun congresso è consultabile in tempo reale: budget, inviti, pratica ministeriale, consuntivo. Niente fogli di calcolo che girano per posta, e nessuna domanda a cui rispondere con «ricontrollo e ti faccio sapere».
Scriveteci: capiamo insieme quali attività ha senso affidare all'esterno e quali no.
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